はじめに

本編は、オフィス移転狂想曲~築地より愛をこめて~の後編です。

▸ オフィス移転狂想曲 ~築地より愛をこめて~(前編):
https://www.ubsecure.jp/blog/20210114
▸ オフィス移転狂想曲 ~築地より愛をこめて~(中編):
https://www.ubsecure.jp/blog/20210316
 
お寿司

~前編のおさらい~

  1. 2018年10月頃:第1次オフィス移転TFが発足(色々あって一旦解散)
  2. 2019年10月頃:第2次オフィス移転TFが発足
  3. 2020年1月頃:移転先オフィスが決定!
  4. 2020年4月頃:内装工事に関するRFPが完成、4社に提案を依頼
  5. 新型コロナウィルスの流行で出社率が10%未満に!!

~中編のおさらい~

  1. 2020年5月頃:★内装施工業者決定★
  2. 2020年7月頃:内装工事着工!
  3. 2020年8月頃:インテリア選び、壁紙、絨毯等の配色決定!
    →後編はここからスタート!!

積みあがるタスクに忙殺される日々

楽しかったインテリア選び、壁紙や絨毯の色選びも落ち着き、いよいよ移転が現実味を帯びてきました!と、同時に諸手続きの多さに忙殺される日々…げんなりし始めます(›´ω`‹ )

が、しかし、ここは奮起して移転プロジェクトのメンバーと分担しながら着々とタスクをこなします。

モチベーショングラフ

〔移転全体の流れと浦のモチベーショングラフ〕

詳しい手続き内容は省きますが、諸手続きが山のようにあります(移転後の実施でよい手続きも含む)。荷物を運搬するスミレ

    • オフィスの契約/解約
    • インターネット・電話回線の移転手続き
    • 各種住所変更
    • 郵便局などへの転送手続き
    • 取引先への移転案内作成/送付
    • 労働基準監督署への手続き
    • 法務局への手続き
    • 税務署への手続き
    • 都道府県税事務所への手続き
    • ハローワークへの手続き
    • 消防署へ消防計画などの提出  …etc

その他、移転がらみのタスクだと…

    • 名刺・社員証・封筒の発注
    • 新オフィスの座席表作成
    • 新オフィスのキャビネット割り振り
    • 移転実施要領説明会(荷造りの仕方)
    • スケジューラーの会議室に新しいオフィスの会議室を登録し、設定済みの会議を移行  …etc

タスクを1つずつ着実にこなししつつも、移転後の残作業の多さに震える日々…(((;°Д°;))))
ここで、運用変更をしてよかった設備をご紹介します。

受付と電話に新規システムを導入

今までは、受付や電話は1席に1台の固定電話で対応していましたが、出社率50%以下となったオフィスに1席1台の固定電話は不要だと判断しました。
そこで、すでに社員向けに貸与しているスマートフォンを使って、移転を機に、もっとフレキシブルに対応できるシステムを導入することにしました。

受付システムはACALLを使用しています。iPadで受付をすると、社内のチャットツール(Slack)に通知が飛び、各自のPCやスマートフォンで来訪通知が受け取れます。画面デザインがオリジナルで作れるため、UBのHPに使用している画像を盛り込んで簡単にポップでかわいい画面を作ることができて満足しています(◦ˉ ˘ ˉ◦)

固定電話は必要最小限だけオフィスに用意し、スマートフォンで受け取れるようにクラウドPBXを導入しました。外線着信をスマートフォンに着信させることが可能で、固定電話からスマートフォン、スマートフォンから固定電話への転送も可能です。

受付と電話に新規システムを導入

〔イメージ〕

 

その他にも、セキュリティゲートはサブスクリプションタイプを検討したり、新しいオフィス、新しい働き方に合わせて試行錯誤しながら設備を整えていきました!

着々と進む内装工事

内装工事も着々と進んでいます!施工業者のヴィスさんが週1程度で送ってくれる内装工事の写真は、適宜社内のチャットツールで展開してライブ感を共有しました。

小上がりが完成に近づいていく
小上がりが完成に近づいていく
ブルーシートもデザインの一部に見えます
ブルーシートもデザインの一部に見えます
サーバールームの主
サーバールームの主
しばらくこんな体制で作業をしてくれていました!
可動式間仕切りの動作チェック
可動式間仕切りの動作チェック

施工中は夏真っ盛り!空調のない室内で力仕事に取り組んでくださったみなさまには感謝してもしきれません!私も何回か施工中のオフィスに足を運びましたが、立っているだけで暑かった(゚A゚;)

移転当日

荷造りするスミレいよいよやって参りました、移転当日!荷造りは自宅の引っ越しと同じようにギリギリ(むしろ間に合ってない)まで詰め続けることになるかと思いきや(笑)、みなさんのご協力の甲斐あって思ったよりもスムーズに進みました。

移転先のビル周辺には商業施設がたくさんあり、目の前が都道で大型のトラックを停止するのはNG、という事情から夜間搬入が必須となりました!つまり、田町オフィスからは定時後に荷物を運び出し、深夜過ぎから移転先の築地オフィスに荷物を搬入していきます。
当日は田町オフィスと築地オフィスの二手に分かれて、最終的には築地オフィスに全員が集合して作業を実施しました。

 

<鬼のようなスケジュール>

スケジュール

 

<田町の思い出たち>

荷造り完了!
荷造り完了!
荷物が運び出されてガランとしたオフィス
荷物が運び出されてガランとしたオフィス
ついに最終退館!
ついに最終退館!
キレイな東京タワーも見納め
キレイな東京タワーも見納め

<築地では…>

セキュリティロックを取り付け続けるプロ
セキュリティロックを取り付け続けるプロ
机の緩衝材を取り忘れる痛恨のミス!!
疲れてヘトヘトの状態で組み立てた机の
緩衝材を取り忘れる痛恨のミス!!
出社日を迎える準備
出社日を迎える準備
圧倒的睡魔
圧倒的睡魔

お寿司最後の方は起きてるか寝てるか分からない状態だった気がします(笑)。
そして、土曜の朝はIT担当と合流し、モーニングお寿司!築地と言えばO★SU★SHI!
鋭気を養って、あと一踏ん張り!入退館の方法などのアナウンス資料を作成して月曜日に従業員のみなさんが出社できるように整えていきます。一通り終えたら、あとはIT担当にバトンタッチ!ネットワーク周りの設定を託して、帰宅&おやすみなさい!!

 

築地オフィス初出社日

オー!という声とともに続々と出社する従業員をよそ目に、ニンマリ( ̄― ̄)
ありがたいことに、移転祝いのお花をたくさんいただき、エントランスが華やかに彩られました!
当日は大きなトラブルもなく、一安心。

まだまだ移転後の手続き等の残務は残っていますが、一旦一区切り!今までのことが走馬灯のように蘇ります…。
素敵なオフィスを紹介してくださったオフィス仲介業者のみなさま、内装コンペで素晴らしいご提案をしてくださった施工業者のみなさま、内装工事含め色んな手続きをスムーズに実施してくださったヴィスさん、工事に携わってくださったみなさま、築地KYビルのオーナー及び関係者のみなさま、ネットワーク周りをしっかり作ってくれたIT担当のみなさま、業務に支障の無いように調整しながら移転に協力いただいた従業員のみなさん、移転プロジェクトのメンバー!!
初めてのオフィス移転かつ新型コロナウィルスの影響で何だかいつもと様子が違う中、色んな方々に支えられながら移転プロジェクトを遂行することができました!!

ホントは関係者のみなさんを呼んで移転祝いにマグロの解体ショーがしたかったんです!新型コロナウィルスの影響で、盛大なお祝いはお預け…。
いつか築地オフィスでマグロの解体ショーを実現させるぞ(๑•̀ㅂ•́)و✧

最後に

\これからも顔の見えるコミュニケーションを!/

引っ越しが完了したスミレ新型コロナウィルスの影響でテレワークが進む中、働き方の選択肢も広がったと思います。同時に、今まで対面でできていたことができなくなり、やりにくさを感じている方も多いと思います。そこで、オフィスでしか体験できないことを提供しよう、オフィスのいいところもテレワークのいいところも両方取り込んでいこう、私たちはそんな思いでオフィス移転を実行しました。今はまだ出社率20%程度ですが(2021年7月現在)、新型コロナウィルスの脅威が無くなった後の新しい働き方を考えると、少しワクワクしますね。
オフィスの在り方、考え方は様々だと思いますが、ユービーセキュアの移転がみなさまの参考になれば幸いです。

また、こんなオフィスで働いてみたい!と思ってくださった方は、ご応募お待ちしております!

▸ 詳細はこちらから:
https://www.ubsecure.jp/recruit

書きたいことがありすぎて3部作の長編となってしまった(^_^;)移転ブログ、これにて終了です!長いことお付き合いいただきありがとうございました!

最後に、オフィスの内装工事を定点カメラで撮影した約5分の動画を掲載します。ガランとした室内が徐々に作りこまれていき、カラフルなオフィスができあがる様子を是非ご覧ください(๑•̀ㅂ•́)و✧

ユービーセキュアの築地内装工事動画