はじめに

本編は、オフィス移転狂騒曲~築地より愛をこめて~の中編です。

▸ オフィス移転狂想曲 ~築地より愛をこめて~(前編):
https://www.ubsecure.jp/blog/20210114

~前編のおさらい~

  1. 2018年10月頃:第1次オフィス移転TFが発足
      (色々あって一旦解散)
  2. 2019年10月頃:第2次オフィス移転TFが発足
  3. 2020年1月頃:移転先オフィスが決定!
  4. 2020年4月頃:内装工事に関するRFPが完成、内装案提示を4社に依頼
  5. 新型コロナウィルスの流行で出社率が10%未満に!!
    →どうなる移転!中編はここからスタート!!

ドキドキ・ワクワクの内装案ご提案

RFPの提示から一カ月程経過した5月下旬に、4社から内装案のプレゼンを実施していただきました。ついに!この時が!!提示した内容がどんな内装になって表現されているのかドキドキ ・ワクワク(⁎˃ᴗ˂⁎)緊急事態宣言真っただ中のため、オンラインでの開催となりました。
主な選定基準は下記の通り。

  1. コンセプトが反映された内装案(プラス+αのエッセンス)
  2. 予算範囲内であること(できるだけ予算に近づくような工夫)
  3. プロジェクトマネジメント力(体制やスケジュール管理、今までの実績等)!
  4. UB移転プロジェクトへのやる気(みなぎるやる気)
  5. 一緒にやっていきたいというUB担当者の気持ち(相談しやすい!レスポンス早そう!など)

④と⑤はものすごく曖昧ですが、4-5カ月に渡るプロジェクトになるので、一緒に乗り越えられそうかといったフィーリングも大切にしました。

詳しい内容は割愛しますが、めちゃくちゃ選ぶのが難しかった…。
各社にコンセプトをよく理解していただき、それぞれが特色のある形でレイアウトに表現されていました。1社目の時点から、1社に選べる気がしない(((;°Д°;))))と思い、移転プロジェクトメンバーみんなで悩む…。
このブログを書きながら、各社のご提案書を見返しましたが、やはりどれも魅力的で、今とは違うユービーセキュアのオフィスの形もあったのかもしれない、なんて想像してみたりしました。

最終的に株式会社ヴィスさんにお願いすることにしました。

ご提案時のイメージパース
ご提案時のイメージパース

ご提案時のイメージパース

決め手は下記の通り。

  1.  各所にマグネットスペース(人が自然と集まる場所)やオープンスペースを広くとる等、
     ワイワイ・ガヤガヤ感あふれるレイアウト
  2. 元々ある設備(給湯室やEPS室の場所)を考慮したレイアウトで、使いやすさも考えられている
  3. 天井をぶち抜いてきた!!
  4. 事前に現地確認を実施していただくなど、このプロジェクトに対する誠意を感じた
スケルトン天井
スケルトン天井

③については、RFPにはオフィスの一部(2割程度)をスケルトン天井にできると記載していました(スケルトン天井にすると天井高が高くなるので、開放感がでます。田町オフィスの天井高が約2,750mmだったのですが、移転先は天井高が約2,400mmの物件でだいぶ低くなってしまうので、ビルオーナーに確認し、スケルトン天井にできる範囲を確認していました)。
排煙等の関係でスケルトン天井にできる部分は一部かと思いきや、ヴィスさんは避難安全検証法の適用により、スケルトン天井にできる範囲を広げられる可能性があるとの算段をつけた状態で、オフィスの約7割をスケルトン天井にする計画でご提案くださいました。
※RFPにはスケルトン天井「必須」とは書いていなかったのですが、あふれ出るスケルトン天井への欲を感じ取ってくださったそうです(*´∀`*)笑。

カラフル&ポップで見た目にこだわった内装かと思いきや、細部まで配慮された提案に、ヴィスさんとならば移転プロジェクトを完遂できそう!!と感じました。

やっぱりオフィスも大事!!

移転プロジェクトを一緒に進めるパートナーが決定し、いよいよ具体的なレイアウト&内装決め!となったはいいものの、出社率は相変わらず10%以下…この状況下でオフィス移転を本当にやるべきなのか?オフィスってなんで必要なんだろう? 新型コロナウイルス感染症対策の影響でリモートワークが主流となった働き方を踏まえながら、オフィス移転の方向性についてこんな結論を出しました。

コンセプトに変更はなし!
むしろ変化を受け入れ、より踏み込んだオフィスのカタチを目指す!

新型コロナウイルス感染症の影響でリモートワークが進みましたが、元々働き方の選択肢を増やすため、リモートワークの検討はしていました。それが計画よりも早い段階で実現できたのは、不幸中の幸いでした(社内IT担当のみなさん、相当な苦労があったと思います…ありがとうございます!)。

メリット&デメリット

が、やっぱり会えないことでのやりにくい部分もあります。
集中したい時/作業が多い時はリモートで、ワイワイ・ガヤガヤコミュニケーションを取りながら業務をしたい時はオフィスで。どちらの良いところも活かしつつ、状況によって使い分けられる環境があるって最高!
オフィスはみんなの顔が見えるのが良いところ!オフィスでは、オフィスでしかできないことをやろう!
ここで、元々のコンセプトを振り返ってみると…?

≪新オフィスのコンセプト≫

  1. これからも顔の見えるコミュニケーションを
  2. 通勤する意味のあるオフィスに
  3. 「UBらしいオフィス」で人が集まる場所へ

このままで、いいじゃない!!リモートワークを通じて、「みんなが集まる場所」としてのオフィスの重要性も浮き彫りになりました。目指すゴール設定は変えず、リモートワークとオフィスの併用という、新しいワークスタイルを目指してオフィス設計を実施しました。
例えば、フリーアドレスの実施を目指し、袖机を廃止してパーソナルロッカーを設置したり、コミュニケーションを取りやすくするためにオフィスのあちこちにマグネットスペース(自然と人が集まる場所)を設けました。

フリーアドレスのメリット

工事について

内装工事に関して、関わるのはヴィスさんだけではありません。オフィスの内装工事には下記3つの区分があります。

  担当 費用負担 内容
A工事 オーナー指定の施工業者 オーナー ビルの躯体や共用部(エレベーターホールやトイレ等)の工事
B工事 オーナー指定の施工業者 借主 空調、電気・照明、防災等の専用部のビル設備の工事
C工事 借主指定の施工業者 借主 内装工事や配線工事、什器設置工事

おおよその工事内容は↑の通りですが、オーナーとの調整で、適宜変更できることもあります。この工事範囲の詳細を決めないと見積もりも出せないので、ビルオーナー、内装施工業者(ヴィスさん)、借主(UB)の3社で打ち合わせをしつつ、それぞれの工事範囲を決めていきます。
また、それぞれ独立して工事を行うわけではなく、空調工事等のB工事に関しては、間仕切り位置が決まらないと工事が開始できないため、間仕切り位置は先に決めないといけないなどなど、複数社の工事が同時にスムーズに進むような段取りも必要です(このあたりの進め方はヴィスさんにおまかせ)。

ガランとしたオフィス
ガランとしたオフィス
徐々にできる間仕切り
徐々にできる間仕切り
サーバールームになる予定の囲
サーバールームになる予定の囲

とっっっても楽しかったインテリア選び&色選び

間仕切り位置が決まったら、オフィスに配置するインテリアや床・壁などの色選びなど、詳細なところを詰めていきます。ヤンヤ・ヤンヤ言いながら、みんなでインテリアや色を選ぶのはすごく楽しかった…。このフェーズがモチベーショングラフのここです。↓

モチベーショングラフ(楽しい)

ここからは写真いっぱいでお送りしますよー!
まずはインテリアのショールームを見学し、配置する大型インテリア(机やイスなど)のイメージを掴みながら、どの色にするか選んでいきます。基本的なレイアウトや家具配置は打ち合わせ済みで、おおよそのインテリアはヴィスさんで選んでくれている状態なので、色選びがメインとなります。インテリアのサイズや形状を確認しながら、必要に応じて設置するインテリアの変更も検討していきます。

たくさんのインテリア
たくさんのインテリア
このイスがお気に入りらしい
このイスがお気に入りらしい
広々ファミレスブースでリラックス
広々ファミレスブースでリラックス

インテリアが決まったら、次はヴィスさんのオフィスに移動し、床や壁の色選びを行います。 ショールームも兼ねているので、様々なインテリアが設置されていてインスピレーションが湧きます。

広々打ち合わせスペース
広々打ち合わせスペース
オフィスとは思えない
オフィスとは思えない
少年のようにはしゃぐ
少年のようにはしゃぐ

ここから、楽しくも苦しい?時間が始まります…。
床や壁の色を選んでいくのですが、「赤」と「青」から選ぶのではなく、「赤1」と「赤2」から選んでいくのでとにかく難しい…。
柱に貼る木目調のシートを選んでいます。どっちでもいいじゃん!と思いきや、オフィスは大きな柱が何本かあるので面積的に大きく、オフィスの印象を左右するところです。
カーペットの色との相性も考えつつ、パキッと木目の見えるメリハリのきいた右側のシートを選びました。

木目調のシート選び
木目調のシート選び
カーペットの色選び
カーペットの色選び
カーペットの色選び
どちらの黄色が良いか選び中
どっちでもいいじゃん!と思いきや(以下略…)
こんなところまで→
こんなところまで
タイルの継ぎ目(目地)の色選び
タイルの継ぎ目(目地)の色選び
フェイクグリーンの妖精
フェイクグリーンの妖精
デザイナーさんと一緒に
デザイナーさんと一緒に
完了!!
完了!!
ご担当いただいた小林さん(写真真ん中リモート)、
山本さん(写真右から2人目)、佐藤さん(写真一番右)

そんなこんなで、楽しくも苦しい時間は終了です!
引き続き細かな調整はありつつも、あとはオフィスの完成を待つばかり!!
かと思いきや…??

移転直前のタスクに追われる日々の始まり

楽しかった時間も終わり、モチベーションが右肩下がりの低迷期を迎えます…。↓

office relocation2_graph(busy)
ついに、移転直前のタスクに忙殺される日々が始まりました…。
受付やセキュリティ周りの設備が決まっていなかったり、移転による事務手続きがたくさんあったり、まだまだやることは山積みです!このまま無事に移転が実行できるのか(?_?)

どうなるオフィス移転!?後編に続く!!