はじめに

ユービーセキュアは2020年9月28日に本社オフィスを田町から築地へ移転しました!

▸ ユービーセキュア、本社移転のお知らせ:
https://www.ubsecure.jp/topics/topics_2020/t_20200928

このブログは、ユービーセキュア総務部の一社員である浦が携わった、「オフィス移転プロジェクト」の泣き、笑い、喜びの記録(記憶)です。途中で新型コロナが流行し始めて、リモートワークが推奨されて、「あれ?いまオフィス必要??」なんていう葛藤もありながら、プロジェクトメンバーとともにオフィス移転を完遂。前・後編でお送りします!!

自分でいうのもなんですが、ステキなオフィスに仕上がりましたので、まずはオフィス紹介動画をご覧ください。

ユービーセキュアの築地オフィス紹介動画

移転の流れと私のモチベーショングラフ

はじめに移転全体の流れを簡単にまとめましたので、山あり谷ありの私のモチベーショングラフとともにどうぞ。

移転全体の流れと浦のモチベーショングラフ

〔移転全体の流れと浦のモチベーショングラフ〕

移転計画立案からはじまり、オフィス選びでワクワクし、家具や会議室などの内装プランニングで期待感が高まっていきました。移転直前のタスクの多さに絶望しながらも移転当日を乗り切り、ちょいと燃え尽き症候群を経て通常運用へ。

オフィスの賃借契約の解約についてオフィスの賃借契約の解約は6か月前に通知するのが多いのかなと思います。もちろん解約通知を出す前に次のオフィスを決めておきたいので、オフィス選びの期間を考慮すると結構前から動き出す必要があります(私たちも当初予定の1年前にプロジェクトを発足しました)。

オフィス移転、長かった…(いろんな意味で)。

 

想像していたより大変で、楽しかったオフィス移転

それではいよいよ、想像していたより大変で、想像していたより楽しかったオフィス移転を振り返っていきます。

移転TF(タスクフォース)発足

2018年10月、手狭になってきた田町オフィスから2019年度中の新天地転居を目指し、移転TFが立ち上がりました(あれれ2年前?2019年度中の移転??)。
ところで、オフィス相場は2013年頃から空室率が下降し、家賃は高騰を続けていました。前オフィスである田町には2015年に引っ越ししましたが、その時も高く感じたなーと思いつつ、今回は…移転候補先の全てが高い!移転先は坪数も増やしたいため、月々のランニングコストにもダブルで効いてくる。
とはいえ市況感はどうにもならないので、その中でもユービーセキュアにとってどんなオフィスが良いのかを話し合い、「ビルは多少歴史があってもよし。お家賃はリーズナブルなものを狙い、内装にはハートを込めよう。そしてUBらしいオフィスを表現しよう。」そんな方向感を打ち出しました。

が、しかし!!!!?
諸般の事情で移転計画は延期に…残念ながら移転TFは冬眠となりました(2018年度4Q)。
オフィス手狭だったんでしょ?大丈夫??と思ったそこのあなた、鋭い!このままでは新入社員に座ってもらう席がない!と、この数年、3月に増席タスクが総務部にあったのはここだけの話です…。

再びの移転TF発足

スミレ(魂が抜ける)時は流れて2019年10月、再び移転TFが発足(同時にみんなで“チョイ足し”部も移転TFに参画)。
ちょっと時間も経ったし、家賃相場も落ちついたのでは?と楽観的に考えていたら、ところがどっこい、むしろ悪化している!空室は少ないし、少ないからこそ家賃が高騰している…。
再びの移転TFでも前回の方向感を踏襲し、リーズナブルなオフィスを探す旅が始まりました。

スミレ(イェイ)いくつもの物件を見に行きましたが、やはり新しくスペックが良い物件は賃料が高い。賃料が安い物件は古いか立地がよろしくない。一時は東京の東よりの物件に決まりかけたのですが、最後の最後に見に行った「築地KYビル」の立地の良さがとっても気に入り、見学した全員がその場でここだ!と一致。ついに新オフィス決定の瞬間がやってきました。
(もちろん最終的には、立地や賃料、防災関係なども含めて、総合的に判断して決定しましたよ!)

新オフィスのコンセプト

そして新オフィスの内装を検討するフェーズへ突入。施工業者にどんなオフィスを作りたいかを伝えるため、まずはワンフロアにこだわってきた意味を“チョイ足し部”で考えながら、新オフィスのコンセプトを定めました。

≪新オフィスのコンセプト≫

  1. これからも顔の見えるコミュニケーションを
  2. 通勤する意味のあるオフィスに
  3. 「UBらしいオフィス」で人が集まる場所へ

提案依頼書細かな内容については、チョイ足しメンバーがアイデアを出したり、各部にヒアリングをしたりして固めていきました。そして、会議室の数や座席のレイアウト、あったら良いなと思う設備等々を取りまとめ、少しずつ具体化していきました。
予算方面については総務部内で調整の上、経営メンバーと相談しながら実施依頼額を定め、ついに提案依頼書が完成!!!
今回は4社に提示し、コンペ方式で施工業者を選定することにしました。
・・・これがちょうど2020年4月頃の話。そう、新型コロナウィルスの流行で、日本は緊急事態宣言の真っただ中!!!ユービーセキュアも原則在宅勤務で毎日の出社率は10%を切っている状況でした。あれ?田町オフィスもガラガラなのに、さらに大きいオフィスに移転するの(?_?)

どうなるオフィス移転!?後編に続く!